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ISO 9001 Zertifizierung Ablauf

Wie ist der Ablauf der ISO 9001 Zertifizierung

Sie überlegen, Ihr Unternehmen ISO 9001 zertifizieren zu lassen, sind aber unsicher, wie der konkrete Ablauf aussieht und was an Aufwand auf Sie zukommt?

Einführung des QMS nach ISO 9001 und Erfüllung aller Forderungen
Stage One Audit durch die Zertifizierungsstelle. Bestehend aus dem Dokumentencheck.
Stage Two Audit durch die Zertifizierungsstelle Bestehend aus Beobachtung und Befragung zur Überprüfung der tatsächlichen Einhaltung der ISO 9001 Forderungen und der eigenen Anforderungen.

Warum ein klarer Ablauf so wichtig ist

Mit Struktur und System zum ISO 9001 Zertifikat

Viele Unternehmen starten ihr ISO 9001 Projekt mit einem Bauchgefühl: „Wir brauchen ein Qualitätsmanagement und ein Zertifikat.“ Oft fehlt aber:

ein klarer Projektplan,
eine realistische Zeit- und Ressourcenplanung,
die Trennung von Beratung vs. Zertifizierung.

Das Ergebnis: Projekte ziehen sich in die Länge, Mitarbeitende werden überfordert und am Ende entsteht ein System, das niemand leben möchte.

Ein transparenter Ablaufplan für die ISO 9001 Einführung im KMU sorgt dafür, dass:

Geschäftsführung und Team wissen, was wann passiert,
interne Ressourcen gezielt eingesetzt werden,
Sie mit einem wirksamen und schlanken QMS ins Zertifizierungsaudit gehen.

ISO 9001 Zertifizierung in fünf Schritten

Schritt für Schritt zum Erfolg

Der typische Ablauf der ISO 9001 Beratung und Zertifizierung in einem kleinen oder mittleren Unternehmen lässt sich in fünf Schritte gliedern. Sie möchten die mehr darüber erfahren, was Sie in einer ISO 9001 Beratung mit uns erwartet? Mehr dazu erfahren Sie hier 👇

Kick Off Meeting

Wir starten mit einem Kick Off Meeting in dem wir Ihre Ausgangslage klaren:

Wo stehen Sie beim Qualitätsmanagement heute?
Welche Bedürfnisse haben Sie und Ihr Team bez. der ISO 9001 Einführung?
Wie möchten Sie die „Informationen“ Ihres QMS lenken?
Welche Zertifizierungsstelle kommt in Frage? Frei oder DAkkS?

Was in diesem ersten Termin außerdem passiert:

Normverständnis – Was fordert die Norm und vor allem, was fordert sie nicht?
Aufbrechen der ISO – Mythen
Klärung was die tatsächlichen Pflichtdokumente sind
eine Erleichterung, denn die Einführung mit uns ist entspannt und pragmatisch.

GAP Analyse und Projektplan

Was haben Sie bereits an Anforderungen erfüllt ohne es zu wissen?
Was fordert die ISO 9001 für Ihr Unternehmen konkret?
Was sind die konkreten Lücken die wir gemeinsam füllen werden.
Wo sind die besonderen Risiken Ihres Unternehmens/Ihrer Prozesse hinsichtlich Kundenzufriedenheit?

Auf Basis der Ergebnisse der GAP Analyse kann der Projekt-und Zeitplan gestaltet werden. Es werden anschließend weitere Termine mit entsprechenden Fachverantwortlichen eingeplant.

Aufbau Ihres QMS

Jetzt wird aus dem Plan ein System. Gemeinsam entwickeln wir Ihr ISO 9001-konformes QMS, das zu Ihrem Unternehmen passt. Ohne unnötige Bürokratie.

Typische Arbeitsschritte:

Definition des Geltungsbereichs (Scope) und der relevanten interessierten Parteien
Beschreibung Ihrer Hauptprozesse in einer verständlichen, praxistauglichen Form
Festlegen von Verantwortlichkeiten und Rollen
Einführen von Kennzahlen und einfachen Steuerungsinstrumenten für den Alltag
Aufsetzen der notwendigen dokumentierten Informationen (z. B. Verfahrensregeln, Vorlagen, Checklisten).

Wichtig:
Wir orientieren uns an der Arbeitsrealität und der Dynamik Ihres Teams. Die Norm wird übersetzt, nicht sklavisch diktiert.

So entsteht ein System, das Ihre Mitarbeitenden tatsächlich nutzen kann.

Umsetzung, Schulung & internes Audit

Wenn die Grundstruktur steht, geht es darum, das System im Alltag zu verankern und messbare Daten zu sammeln:

Schulungen für Führungskräfte und Mitarbeitende
- Was bedeutet die ISO 9001 konkret für unsere Arbeit?
- Welche neuen Abläufe oder Verantwortlichkeiten gelten?
Begleitung bei der Umsetzung der festgelegten Prozesse
Einführung von Verbesserungs- und Maßnahmenlisten

Bevor Sie in das Zertifizierungsaudit gehen, führen wir ein interne Audits durch:

Prüfung, ob die Prozesse so umgesetzt werden, wie sie geplant sind
Identifikation von Abweichungen oder Verbesserungspotenzialen
Vorbereitung auf typische Fragen einer Zertifizierungsstelle

Das interne Audit ist ein wichtiger Baustein im Ablauf der ISO 9001 Zertifizierung und gleichzeitig eine Generalprobe für Ihr Team.

Vorbereitung und Zertifizierungsaudit

Zum Schluss geht es um die eigentliche Zertifizierung durch eine externe Zertifizierungsstelle.

In dieser Phase unterstützen wir Sie u. a.:

bei der Auswahl einer geeigneten Zertifizierungsstelle,
bei der Angebots- und Terminabstimmung,
bei der finalen Durchsicht Ihrer Dokumentation,
bei der Vorbereitung der Geschäftsführung auf das Audit.

Auf Wunsch begleiten wir Sie am Tag des Zertifizierungsaudits (Stufe 1 und/oder Stufe 2):

Unterstützung in der Kommunikation mit den Auditor:innen
Einordnen von Fragen und Hinweisen
Gemeinsame Bewertung von Abweichungen und Maßnahmenvorschlägen

Gratuliere! Am Ende steht, im Idealfall, Ihr ISO 9001 Zertifikat.

bis zur Zertifizierung

Nur 0 Tage

ISO 9001 Berater vs. Zertifizierer

Wer macht was?

Für viele KMU ist es zunächst verwirrend, wie Beratung und Zertifizierung zusammenhängen. Kurz gesagt:

Wir als ISO 9001 Berater
- unterstützen Sie beim Aufbau und der Einführung des QMS,
- übersetzen die Norm in verständliche Praxis,
- moderieren Workshops, erstellen Vorlagen und Dokumente und coachen Ihr Team,
- bereiten Sie auf das Zertifizierungsaudit vor.
Die Zertifizierungsstelle
- prüft als unabhängige Stelle, ob Ihr System die Norm erfüllt,
- führt das Zertifizierungsaudit (und spätere Überwachungsaudits) durch,
- stellt bei Erfolg das Zertifikat aus.

Nächster Schritt: Ihr individueller Ablaufplan

Ein kostenloses Erstgespräch gibt Orientierung

Wenn Sie den Ablauf der ISO 9001 Zertifizierung für Ihr Unternehmen konkret planen möchten, ist der nächste logische Schritt ein kurzes Gespräch:

Wir klären Ihre Ausgangssituation und Ziele.
Wir skizzieren Ihnen den voraussichtlichen Ablauf in Ihrem Unternehmen.
Wir beantworten gerne vorab auch fachliche Fragen und geben damit eine kostenlose Erstberatung.
Sie erhalten eine Einschätzung zu Dauer, Aufwand und möglicher Förderung.

Was kostet die ISO 9001?

Kosten für Beratung und Einführung

Sie möchten wissen was die ISO 9001 Ihr Unternehmen kostet bzw. was die Beauftragung eines Beratungsunternehmens kostet? Wir haben hier einen transparenten Kostenrechner integriert. Dieser zeigt Ihnen auf Basis Ihrer Mitarbeiteranzahl an wie sich der Aufwand für die ISO 9001 Einführung kalkuliert.